Carriera - Contabilità fornitori

Titolo del lavoro: Specialista Contabilità Fornitori
Sede: Corona, CA
Referente: Controller
Retribuzione: $30.00 - $35.00

SINTESI

Sotto la supervisione generale, lo Specialista Contabilità Fornitori (AP) è responsabile del mantenimento di un ambiente orientato al cliente con standard di eccellenza in termini di tempestività, integrità e complessità del lavoro relativo all'elaborazione dei pagamenti delle fatture, al pagamento dei fornitori e al recupero dei crediti.

In questo ruolo, lo Specialista AP si occuperà dell'inserimento dei dati delle fatture di spesa. Per farlo, utilizzerà tecniche di inserimento dati rapide e accurate e manterrà comunicazioni di follow-up con le parti interessate rilevanti.


FUNZIONI E RESPONSABILITÀ ESSENZIALI
  • Contabilità Fornitori:
    • Gestire la contabilità fornitori di più società controllate utilizzando il software contabile Net-Suite.
    • Supervisionare le procedure e le distribuzioni annuali dei moduli 1099 entro la scadenza richiesta
    • Inserire e processare le fatture nel sistema ERP NetSuite.
    • Per le fatture di spesa, assicurare la corretta codifica nel libro generale, sia per l'account GL che per l'unità aziendale GL, e collaborare con i responsabili di dipartimento per garantire che vengano pagate solo le fatture autorizzate.
    • Archiviare elettronicamente le fatture dei fornitori nella rete aziendale e all'interno di NetSuite, allegandole alla relativa registrazione della fattura.
    • Stabilire e mantenere relazioni con nuovi e attuali fornitori.
    • Assicurare che le fatture vengano inserite e pagate in modo tempestivo e accurato come parte dell'elaborazione settimanale dei pagamenti.
    • Inserire e riconciliare i pagamenti delle fatture elaborati tramite la banca con la relativa fattura nel libro ausiliario della contabilità fornitori.
    • Preparare i moduli 1099 ogni anno entro la scadenza richiesta.
    • Assistere in varie mansioni ad hoc, report e progetti richiesti dalla direzione finanziaria.
    • Implementare miglioramenti dei processi.

REQUISITI DI ESPERIENZA
  • Generalmente, richiede un minimo di tre (3) anni di esperienza precedente nel recupero crediti e nell'elaborazione dei pagamenti. È richiesta la conoscenza della suite Microsoft Office con competenze avanzate in Excel. La conoscenza e la competenza nell'uso di NetSuite sono un plus.

REQUISITI DI ISTRUZIONE: Diploma di scuola superiore richiesto. La laurea in Contabilità, Finanza, Amministrazione Aziendale o in un campo correlato presso un college/università accreditato è un plus, oppure è preferibile un'esperienza equivalente in un campo correlato.

ALTRE COMPETENZE E RESPONSABILITÀ:
  • Solide conoscenze delle pratiche, delle procedure e dei requisiti contabili
  • Utilizzo di formule Microsoft Excel, tra cui CERCA.VERT, CERCA.X e SOMMA.SE.
  • Altamente motivato, concentrato e orientato ai risultati.
  • Alto livello di precisione e attenzione ai dettagli. Comprovate capacità analitiche e capacità di sintetizzare conclusioni in modo chiaro.
  • Approccio basato sui fatti e disponibilità a comprendere i dettagli dell'attività e delle sue transazioni.
  • Capacità di dare priorità al carico di lavoro, rispettare le scadenze e capire quando è necessario segnalare problemi potenziali. Capacità di gestire più compiti secondo le scadenze richieste.
  • Flessibilità nel cambiare rotta con poco preavviso.
  • Mantenere la calma in condizioni di forte stress.
  • Capacità di essere ottimista, positivo e di offrire supporto in tutte le interazioni con gli altri.
  • Capacità di esercitare discrezione e tatto in tutti i contatti interpersonali e di mantenere sempre la riservatezza.
  • Forti capacità interpersonali con la capacità di usare tatto e diplomazia; deve saper lavorare in squadra.
  • Solide capacità comunicative e capacità di comunicare efficacemente con la direzione operativa, con una forte orientazione al servizio. Capacità di spiegare i problemi e raccomandare soluzioni.
  • Proattivo, motivato e orientato all'azione

RESPONSABILITÀ SUPERVISIVE: No

CONTATTI:

  • Interni: Tutti i dipartimenti dell'azienda (locali e sede centrale), tutti i livelli del personale aziendale, dal personale di linea ai dirigenti
  • Esterni di livello dirigenziale: revisori finanziari e fiscali, consulenti, clienti e fornitori

CAPACITÀ DI GIUDIZIO E DI RAGIONAMENTO Capacità di riconoscere discrepanze e risolvere problemi rapidamente usando buon senso, compostezza e diplomazia. Richiede la capacità di usare il giudizio e le capacità di ragionamento, e determinare quando i problemi devono essere segnalati.

ESIGENZE FISICHE Possono essere apportate ragionevoli modifiche per consentire alle persone con disabilità di svolgere le funzioni essenziali. Durante lo svolgimento delle mansioni di questo lavoro, al dipendente è regolarmente richiesto di parlare e ascoltare. Al dipendente è frequentemente richiesto di sedersi; usare mani e dita, piegarsi, chinarsi e allungarsi con mani e braccia. E:

  • Capacità di sollevare fino a 35 libbre – meno del 5% al giorno
  • Capacità di sedersi a una scrivania e usare e visualizzare un computer – 90% al giorno
  • Capacità di ascoltare e parlare al telefono - 60% al giorno
  • Capacità di stare in piedi, piegarsi, chinarsi e torcersi - 20% al giorno

AMBIENTE DI LAVORO Il rumore nell'ambiente di lavoro è solitamente moderato. Altri fattori sono:

  • Capacità di viaggiare se necessario. I viaggi sono minimi (<5% all'anno) in questa posizione.
  • Ambiente frenetico, con molteplici richieste
  • Ambiente di lavoro professionale, ma informale
  • Capacità di lavorare con orari flessibili secondo necessità


CONTROLLI PRE-ASSUNZIONE RICHIESTI:

  • Penali - Reati e contravvenzioni degli ultimi 7 anni
  • Database nazionale dei reati degli ultimi 7 anni
  • Verifica del numero di previdenza sociale
  • Verifica del rapporto di lavoro

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