Carriera - Assistente di ufficio / Supporto HR

Descrizione del lavoro

Titolo della posizione: PT - Assistente di ufficio/Supporto HR

Dipartimento: Amministrazione / Risorse umane

Referente: Direttore, Risorse umane

Sede: Corona, CA
Retribuzione: Tariffa: $23 - $25 all'ora

Stato FLSA: Non esente (Orario) / Part-time

CHI SIAMO

Per oltre 40 anni, Troy Lee Designs ha definito l'attrezzatura premium ad alte prestazioni, le leggendarie verniciature e l'innovazione all'avanguardia nel settore dei motori e degli sport d'azione. La nostra sede è un ambiente creativo e frenetico dove atleti, partner e leader del settore varcano ogni giorno le nostre porte. Siamo orgogliosi della nostra maestria artigianale, dell'ospitalità e del miglioramento dell'esperienza per ogni ospite che visita TLD.

SINTESI DELLA POSIZIONE

Questa posizione part-time come Assistente di ufficio/Supporto HR è il cuore pulsante della nostra sede: supporta le risorse umane, assiste il nostro Fondatore e garantisce il regolare funzionamento del nostro edificio. Questo ruolo assicura che la nostra struttura sia pulita, organizzata, pronta per le visite e rifornita, supportando al contempo il team esecutivo con compiti amministrativi che aiutano il nostro team a muoversi velocemente. Il candidato ideale è proattivo, orientato al servizio e prospera in un ambiente dinamico e creativo.

SUPPORTO HR & AMMINISTRATIVO

  • Supportare le risorse umane nella preparazione di documenti, archiviazione, procedure di inserimento/uscita e gestione dei fascicoli dei dipendenti.
  • Assistere nella pianificazione di corsi di formazione, eventi per i dipendenti e comunicazioni interne.
  • Mantenere la riservatezza nel supportare il monitoraggio delle presenze, semplici attività amministrative relative al libro paga e flussi di lavoro HR generali.
  • Riconciliazione dei benefit e revisione/elaborazione delle fatture.
  • Amministrazione DMV

SUPPORTO ESECUTIVO

  • Assistere il Fondatore nella pianificazione, nel coordinamento dell'agenda, nel follow-up delle comunicazioni e nei compiti amministrativi.
  • Aiutare a preparare documenti, organizzare le esigenze dello spazio di lavoro e garantire la preparazione per riunioni o ospiti speciali.

OPERAZIONI DI UFFICIO & STRUTTURE

  • Gestire l'inventario delle forniture per ufficio, incluse le forniture per il caffè/sala pausa, i materiali per la sala lavoro e gli articoli essenziali aziendali.
  • Coordinare la manutenzione della struttura, la pianificazione dei fornitori, le richieste di riparazione e il follow-up dei servizi.
  • Mantenere un ambiente pulito, organizzato e professionale in tutti gli spazi condivisi, incluse la hall, le sale riunioni e le aree di lavoro creative.
  • Monitorare e supportare le esigenze di pulizia per garantire che la sede TLD sia sempre pronta per gli ospiti.
  • Esperienza degli ospiti & Visite alla struttura
  • Accogliere e dare il benvenuto a visitatori, atleti, partner, fornitori e ospiti VIP con un alto livello di professionalità e cordialità.
  • Condurre visite coinvolgenti e informative della struttura TLD, mostrando la nostra storia, il laboratorio di verniciatura e l'esperienza del brand.
  • Mantenere una hall e un percorso per le visite impeccabili e organizzati per riflettere l'identità premium del brand TLD.
  • Generali compiti amministrativi
  • Smistare e distribuire posta in entrata/in uscita, pacchi e consegne.
  • Supportare eventi interni, pranzi di squadra, riunioni ed esperienze del brand.
  • Assistere nella scansione, archiviazione, inserimento dati e compiti amministrativi generali.

QUALIFICHE:

  • 1–3 anni di esperienza in ufficio o amministrativa (preferibile il supporto HR).
  • Forte attenzione ai dettagli, organizzazione e capacità di portare a termine.
  • Stile di comunicazione professionale con una mentalità orientata all'ospitalità.
  • Capacità di gestire informazioni riservate con discrezione.
  • A proprio agio nel lavorare in un ambiente creativo e frenetico.
  • Competenza in Microsoft Office, Google Workspace e attrezzature standard da ufficio.
  • Atteggiamento positivo, proattivo e orientato al servizio.
  • Competenza in Microsoft Excel, PowerPoint, Word e Outlook

ALTRE ABILITÀ & CAPACITÀ

  • Esperienza comprovata come assistente amministrativo o in un ruolo simile
  • Competenze avanzate in Microsoft Excel.
  • Eccellenti capacità di comunicazione scritta e verbale
  • Elevata attenzione ai dettagli e precisione
  • Forti capacità organizzative e di gestione del tempo
  • •
  • Capacità di gestire informazioni riservate con discrezione
  • Forti capacità organizzative e di pianificazione con la capacità di gestire più attività contemporaneamente e completare una vasta gamma di compiti.
  • Capacità di dare priorità ai progetti.
  • Deve avere forte iniziativa, integrità e adattabilità.

REQUISITI DI ISTRUZIONE: Laurea triennale o magistrale preferibile, o esperienza lavorativa equivalente

CONTATTI:

  • Interni: Tutti i dipartimenti
  • Esterni: Partner, fornitori e ospiti

CAPACITÀ DI GIUDIZIO & RAGIONAMENTO: Capacità di riconoscere discrepanze e risolvere problemi rapidamente utilizzando un giudizio sano, compostezza e diplomazia. Richiede la capacità di usare il giudizio e le capacità di ragionamento, e determinare quando è necessario segnalare i problemi.

ESIGENZE FISICHE: Possono essere apportati ragionevoli adattamenti per consentire alle persone con disabilità di svolgere le funzioni essenziali. Durante lo svolgimento delle mansioni di questo lavoro, al dipendente è regolarmente richiesto di parlare, sentire e vedere. Al dipendente è frequentemente richiesto di sedersi; usare mani e dita, piegarsi, chinarsi e allungarsi con mani e braccia. E:

  • Capacità di sollevare fino a 35 libbre - 10% al giorno
  • Capacità di sedersi a una scrivania e usare e visualizzare un computer - 90% al giorno
  • Capacità di sentire e parlare al telefono - 40% al giorno
  • Capacità di stare in piedi, piegarsi, chinarsi e torcersi - 20% al giorno

AMBIENTE DI LAVORO: Il rumore nell'ambiente di lavoro è solitamente moderato. Altri fattori sono:

  • Capacità di viaggiare se necessario. I viaggi sono minimi (<5% all'anno) in questa posizione
  • Ambiente frenetico, con molteplici richieste.
  • Lavoro d'ufficio professionale, ma informale.
  • Capacità di lavorare con orari flessibili e nei fine settimana, se richiesto

CONTROLLI PRE-ASSUNZIONE RICHIESTI:

  • Penali - Reati gravi e minori negli ultimi 7 anni
  • Database nazionale dei reati negli ultimi 7 anni
  • Verifica della previdenza sociale
  • Verifica del rapporto di lavoro

Troy Lee Designs offre pari opportunità di impiego (EEO) a tutti i dipendenti e candidati, senza distinzione di razza, colore, religione, sesso (genere), età, origine nazionale, discendenza, cittadinanza, disabilità fisica o mentale, stato militare o di veterano, condizione medica, informazioni genetiche, orientamento sessuale o qualsiasi altra categoria protetta dalle leggi federali, statali o locali.

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Processo di candidatura: I candidati interessati dovrebbero inviare il proprio curriculum delineando la propria esperienza pertinente e la passione per il ruolo, a: resume@besttroyleedesignrush.com